PROTOCOLO DE UTILIZACIÓN DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN - CANAL DENUNCIA
1. Finalidad
Plásticos Compuestos S.A. establece el presente protocolo para recibir, gestionar y dar respuesta a las denuncias de posibles irregularidades, incumplimientos legales o éticos, actos de corrupción, acoso laboral o sexual, discriminación o cualquier otra conducta indebida relacionada con la actividad de la empresa o de sus empleados o colaboradores.
Este protocolo se establece en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, del Estado Español, que regula el procedimiento de recepción de denuncias y su protección a los denunciantes y se difunde entre todas las personas trabajadoras de la entidad.
2. Ámbito de aplicación
Este protocolo es de aplicación a todas las personas físicas o jurídicas que, de buena fe, comuniquen a Plásticos Compuestos S.A. la existencia de conductas irregulares, ilícitas o contrarias a la ética. Las denuncias podrán referirse a conductas relacionadas con los empleados, los órganos de gobierno, los colaboradores o las actividades de la empresa.
3. Tipos de denuncias
Pueden denunciarse cualquier conducta que pueda ser considerada ilegal o no ética,
incluyendo, pero no
limitándose a:
- Corrupción, fraude o malversación de fondos.
- Acoso laboral o discriminación por cualquier motivo.
- Vulneración de derechos humanos o laborales.
- Incumplimiento de leyes o normativas aplicables.
- Divulgación de datos confidenciales o información privilegiada.
- Conflictos de intereses.
4. Principios del Canal de denuncias
El presente Canal de denuncias se basa en principios clave destinados a garantizar un
proceso justo,
confidencial y accesible para todos los usuarios del canal. Estos principios
aseguran que las
comunicaciones se gestionen de forma objetiva, protegiendo tanto a la persona
informante como a las
personas afectadas por las comunicaciones.
- ● Accesibilidad: El canal es de acceso público y permanente para que empleados y terceros puedan interponer sus comunicaciones.
- ● Transparencia: El Sistema se configura como vehículo favorecedor de la confianza de las personas y grupos de interés de nuestra Sociedad.
- ● Objetividad e imparcialidad: Las comunicaciones se gestionarán de manera objetiva e imparcial.
- ● Confidencialidad: Toda la información, incluyendo la identidad de la persona informante y de la afectada, será tratada de forma confidencial.
- ● Derecho a la intimidad y al honor, de todas las partes implicadas.
- ● Buena fe y celeridad: Las comunicaciones deben realizarse de buena fe y sin demora, aportando los detalles suficientes para permitir su adecuada investigación.
- ● Protección de la persona informante y prohibición de represalias: Se prohíbe cualquier tipo de represalias.
- ● Derecho al anonimato de la persona informante: Se permite la presentación de comunicaciones de forma anónima, con las mismas garantías de confidencialidad.
- ● Derecho de renuncia de la persona informante: La persona informante podrá renunciar a recibir comunicaciones acerca del hecho que comunique.
- ● Derecho a defensa y a la presunción de inocencia de la persona afectada.
- ● Derecho de acceso al expediente de investigación y audiencia de la persona afectada: La persona afectada puede conocer los hechos, presentar alegaciones y ser escuchada en cualquier momento.
- ● Derecho a la defensa y al honor de la Sociedad: Nuestra Sociedad podrá adoptar medidas disciplinarias y/o legales, para proteger sus derechos, bienes e imagen, contra quienes, de mala fe, realicen comunicaciones falsas.
- ● Conflictos de interés: El Responsable debe abstenerse ante conflictos de interés y garantizar imparcialidad, delegando o externalizando la gestión cuando sea necesario.
5. Medios de acceso al Canal de denuncias
Las denuncias podrán presentarse a través de los canales establecidos por la empresa. Plásticos Compuestos S.A. garantizará la confidencialidad y la protección de los datos personales del denunciante y del denunciado en el marco del procedimiento de gestión de la denuncia.
El canal de denuncias está a disposición de todas las personas interesadas a través de los siguientes medios:
- - CORREO POSTAL: Dirección de correo postal habilitada a tal efecto en la sede de la empresa situada en Pol. Ind. Les Verdunes, parc. 33, 25400, Les Borges Blanques, Lleida. A la Atención de “Canal de Denuncias”.
- - CORREO ELECTRÓNICO: Se habilita la dirección de correo electrónico específica canaldenuncias@kompuestos.com para recibir denuncias. Esta dirección se difunde entre todo el personal de la empresa y se incorpora en todos los documentos que la empresa entrega a sus clientes, proveedores y cualquier otro usuario con el que mantengan relaciones comerciales.
- - PÁGINA WEB: En la página web corporativa de la empresa www.kompuestos.com se habilita un apartado específico para realizar denuncias denuncias.kompuestos.com. El envío de la denuncia puede realizarse sin necesidad de identificarse y debe remitir un mensaje de confirmación a la persona denunciante.
Para realizar seguimiento de la comunicación enviada, será necesario indicar la Contraseña en el acceso de la Bandeja de Comunicaciones del Canal de la web o indicando la contraseña en el asunto del correo electrónico de seguimiento enviado a canaldenuncias@kompuestos.com o en el interior del sobre enviado por correo postal.
6. Presentación de la denuncia
Independiente del medio de presentación escogido, la denuncia debe contener los datos
necesarios para
poder iniciar un trabajo de investigación. Para facilitar esta labor, se solicita a
la persona denunciante
la siguiente información:
- ● Descripción, lo más detallada posible, de los hechos objeto de su denuncia. Ordene la descripción cronológicamente y aporte toda la información que pueda ser relevante.
- ● El lugar o lugares en los que han tenido o están teniendo lugar los hechos denunciados.
- ● El momento o período de tiempo durante el que han tenido lugar los hechos denunciados.
- ● La persona o personas denunciadas, y en su caso, la oficina o sucursal de la empresa en la que trabajan dichas personas, si lo conoce.
- ● Las áreas de negocio afectadas o relacionadas con los hechos denunciados, si las conoce.
7. Órgano encargado de la gestión del Canal de denuncias
De conformidad con el artículo 8 y el artículo 11.2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, la dirección de Plásticos Compuestos S.A. ha designado a Florentina González Pareja como Responsable del Canal de denuncias / Sistema Interno de Información. El nombramiento será comunicado a la autoridad competente.
El Responsable desarrollará las funciones que, en aplicación de la citada ley, le sean inherentes, ejecutando las mismas de forma independiente y autónoma respecto del resto de áreas y unidades de negocio de la empresa. En este sentido, el Responsable del Sistema Interno no recibirá instrucciones de ningún tipo en el ejercicio de sus funciones, debiendo disponer de los medios personales y materiales necesarios para llevar las mismas a cabo, de acuerdo con lo establecido por el artículo 8.4 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
El Responsable podrá designar a otra u otras personas dentro de la empresa con acceso a la plataforma de Canal, quien/es tendrá/n la formación necesaria y podrá/n realizar las funciones de instrucción del procedimiento de gestión de los casos.
En aquellas situaciones que el Responsable del Sistema Interno de Información no pueda ejercer sus funciones por razones de conflicto de interés, vacaciones, enfermedad u otras causas debidamente justificadas, la dirección de la empresa procederá a nombrar un suplente. El suplente asumirá las funciones del Responsable, asegurando la continuidad, imparcialidad y objetividad en la gestión de la comunicación de infracción. Esta persona será seleccionada cumpliendo con los requisitos de idoneidad y ausencia de conflicto de interés en el asunto a tratar.
Así mismo, la dirección de la empresa también será el órgano competente para llevar a cabo la destitución o cese del Responsable del Canal de denuncia / Sistema Interno de Información, lo cual será igualmente comunicado a la autoridad autonómica competente.
8. Fases del proceso de tramitación de las denuncias
| FASES | DOCUMENTACIÓN | PLAZO | |
|---|---|---|---|
| 1 | Presentación de la comunicación de infracción | ||
| 2 | Recepción y Acuse de Recibo | Acuse de recibo de la comunicación | El acuse de recibo se deberá entregat, a la mayor celeridad posible y, en todo caso, en un plazo máximo de 7 días naturales, desde la presentación de la comunicación. |
| Deberá facilitarse a la persona informante un canal de comunicaciones privado para que, si lo desea, pueda hacer seguimiento del caso. | |||
| 3 | Análisis preliminar |
Si el expediente ya se puede resolver en estas fase, Informe de conclusiones. Notificación al informante de la admisión o no de su comunicación. Notificación a la persona afectada por la comunicación. |
La notificación a la persona afectada deberá realizarse en el plazo de 20 días desde la recepción de la comunicación. Plazo máximo de 3 meses desde la presentación de la queja o comunicación (para realizar las fases análisis preliminar, investigación e informe de conclusiones), salvo que sea necesario aplicar el Protocolo de prevención frente al acoso. Excepcionalmente y para casos de especial complejidad, el plazo anterior podrá ser ampliado hasta un máximo de otros 3 meses más (sumando un total de 6 meses). |
| 4 | Investigación | En su caso,
Acta/s entrevistas realizadas. En su caso, Plan de inspección y Acta de inspección. En su caso, Cuestionarios (al informante, afectado, testigos). |
|
| 5 | Informe de conclusiones |
Informe conclusiones. Comunicación de las comprobaciones realizadas, a quienes corresponda. Notificación al informante y a la persona afectada, del resultado de la investigación. En caso de inicio de delito, comunicación al Ministerio Fiscal u otros organismos competentes. |
|
| 6 | Cierre por el Órgano de Administración | Formalización de las decisiones adoptadas mediante acta | |
| 7 | Seguimiento | Acta de seguimiento | A valorar en cada supuesto |
Una vez recibida la denuncia, se procederá a su registro y en un plazo de siete días naturales se enviará un acuse de recibo de la misma, excepto en el supuesto de que éste pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
La empresa garantizará la independencia e imparcialidad de la investigación. En el caso de que la denuncia sea anónima, se estudiará su viabilidad y se llevará a cabo una investigación preliminar para determinar su veracidad. Si de la investigación preliminar se comprobase que los hechos denunciados son infundados, se procederá al archivo de la denuncia. Si de la investigación preliminar resultan indicios de un acto ilícito, el órgano encargado de la gestión informará del inicio y apertura de un expediente e informará a la dirección de la empresa.
En un plazo de quince días hábiles desde el inicio del expediente se informará a la persona afectada de las acciones y omisiones que se le atribuyen, tendrá derecho a ser escuchada en cualquier momento de la investigación. Este plazo de quince días se podrá ampliar exclusivamente en el supuesto de garantizar el buen fin de la investigación. El plazo máximo para finalizar la investigación y dar una respuesta será de tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuar la comunicación, excepto casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, y en este caso, éste podrá extender hasta un máximo de otros tres meses adicionales. Durante el periodo de tramitación del procedimiento se realizarán todas las pruebas necesarias para averiguar la veracidad de los hechos denunciados. Este periodo de investigación se denomina Diligencias Previas.
En este periodo tanto el instructor como el denunciado o la persona denunciada podrán interesar la práctica de las pruebas necesarias y pertinentes, tales como:
a) Solicitud de documentosb) Práctica de pruebas periciales
c) Testificales de personas que tengan conocimiento de los hechos denunciados
d) Interrogatorios de los implicados y afectados.
Las pruebas propuestas por los interesados deben ser pertinentes, en todo caso será el instructor quien de forma razonada aceptará o denegará las pruebas solicitadas. Todos los miembros del Órgano de Tramitación del canal de denuncias tendrán las facultades necesarias y suficientes para dirigirse a cualquier departamento o persona de la empresa para la obtención de información o documentación necesarias. Durante la tramitación del expediente, se podrá adoptar por propia iniciativa o a solicitud del instructor las medidas cautelares adecuadas dirigidas al cese inmediato del incumplimiento normativo que se esté produciendo.
Plásticos Compuestos S.A. garantiza la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, al que se habrá formado en esta materia y advertido de la tipificación como infracción muy grave de su quebranto y, asimismo, el establecimiento de la obligación del receptor de la comunicación de remitirla inmediatamente al responsable del Sistema. La empresa garantizará la protección de los derechos de los denunciantes y de los denunciados en el marco del procedimiento de gestión de la denuncia, y en especial la presunción de inocencia de la persona denunciada y el derecho al honor de todas las personas implicadas.
9. Seguimiento y comunicación con la persona denunciante
La persona denunciante tiene la plena garantía del anonimato en el entorno digital si opta por hacer la denuncia de manera anónima.
En el caso de que la persona denunciante desee hacer seguimiento del caso de forma anónima a través de la web, en la Bandeja de Comunicación podrá identificarse mediante una CONTRASEÑA.
Igualmente, podrá comunicarse con el Responsable del Canal de Denuncias usando la contraseña a través del correo específico canaldenuncias@kompuestos.com o mediante correo postal.
10. Resolución de las denuncias
Una vez finalizada la investigación, se elaborará un informe detallado que incluirá las conclusiones debidamente argumentado, proponiendo a la Dirección de la empresa alguna de las siguientes recomendaciones:
a) El archivo de la denuncia si se comprueba que los hechos no comportando una ilegalidad o incumplimiento normativo
b) Las medidas correctoras o sancionadoras adecuadas para remediar las posibles irregularidades o conductas indebidas detectadas. La empresa comunicará la resolución de la denuncia al denunciante, siempre y cuando éste haya facilitado sus datos de contacto y haya expresado su deseo de recibir información sobre el resultado de la investigación.
En cualquier caso, durante la tramitación del expediente y sin esperar a la conclusión del mismo, si el instructor considera que los hechos denunciados pueden ser constitutivos de un ilícito penal lo pondrá inmediatamente en conocimiento de la dirección de la empresa y del Ministerio Fiscal. En el supuesto de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se informará a la Fiscalía Europea.
11. Confidencialidad y protección de los datos
Plásticos Compuestos S.A. garantizará la confidencialidad de las denuncias y la protección de los datos personales del denunciante y del denunciado en el marco del procedimiento de gestión de la denuncia. La empresa informará al denunciante de la necesidad de proporcionar datos personales para poder garantizar la eficacia del procedimiento de gestión de la denuncia.
El deber de confidencialidad se configura como un principio rector que guía la actuación de Cumplimiento Normativo de la empresa en la gestión de las denuncias.
El acceso a la información se encuentra restringido a las personas con potestad de gestión según las funciones que tienen asignadas, quedando expresamente prohibido divulgar cualquier tipo de información sobre las denuncias.
11.1. Régimen jurídico del tratamiento de datos personales
Los tratamientos de datos personales que deriven de la aplicación de la presente ley se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales, y en el presente título.
11.2. Licitud de los tratamientos de datos personales.
1. Se considerarán lícitos los tratamientos de datos personales necesarios para la investigación de las denuncias presentadas conforme a la Ley
2. El tratamiento de datos personales, en los supuestos de comunicación internos, se entenderá lícito en virtud de lo dispuesto en los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, 8 de la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo.
3. El tratamiento de datos personales en los supuestos de canales de comunicación externos se entenderá lícito en virtud de lo dispuesto en los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679, 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo.
4. El tratamiento de datos personales derivado de una revelación pública se presumirá amparado en lo dispuesto en los artículos 6.1.e) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, y 11 de la Ley orgánica 7/2021, de 26 de mayo.
5. El tratamiento de las categorías especiales de datos personales por razones de un interés público esencial se podrá realizar conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) del Reglamento (UE) 2016/679.
11.3. Información sobre protección de datos personales y ejercicio de derechos
1. Cuando se obtengan directamente de los interesados sus datos personales se les facilitará la información a que se refieren los artículos 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, y 11 de la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre. A los informantes y a quienes lleven a cabo una revelación pública se les informará, además, de manera expresa, que su identidad será en todo caso reservada, que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros.
2. La persona a la que se refieran los hechos relatados no será en ningún caso informada de la identidad del informante o de quien haya llevado a cabo la revelación pública.
3. Los interesados podrán ejercer los derechos a que se refieren los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
4. En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación o a la que se refiera la revelación pública ejerciera el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contra, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.
11.4. Tratamiento de datos personales en el Sistema interno de información.
1. El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema interno de información quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:
a) El Responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente.
b) El responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, sólo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.
c) El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
d) Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
e) El delegado de protección de datos.
2. Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan. No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
12. Protección del denunciante
Plásticos Compuestos S.A. garantizará la protección del denunciante frente a cualquier represalia o discriminación derivada de la presentación de la denuncia. En este sentido, se adoptarán medidas de protección específicas en función de la gravedad.
Queda expresamente prohibido el rastreo y trazabilidad de las denuncias anónimas. La vulneración de este extremo supondrá la adopción de las medidas disciplinarias correspondientes. Para asegurar este extremo se han establecido los medios informáticos oportunos para garantizar el borrado automático de accesos al Canal de Denuncias.
En caso de denuncias nominativas, la identidad del denunciante no es revelada, en ningún caso, al denunciado, y solo se revela a las otras Áreas involucradas en la gestión cuando este dato resulta imprescindible para llevar a cabo la investigación de los hechos/conductas. La revelación de la identidad del denunciante requiere, en todo caso, consentimiento previo del denunciante.
La revelación de la identidad del denunciante fuera del supuesto permitido o la realización de pesquisas dirigidas a conocer datos de denuncias presentadas, con independencia del cargo y funciones, supondrá la imposición de las medidas disciplinarias oportunas, caso de corresponder.
13. Autoridad Independiente de Protección del Informante (AIPI)
Además, es preciso advertir que, conforme a lo dispuesto en el art. 16 de la Ley 2/2023, toda persona podrá poner en conocimiento de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I, o de cualquier autoridad u órgano autonómico correspondiente, la comisión de cualquier acción u omisión incluida en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, ya sea directamente o previa comunicación a través nuestro Canal Ético.
Desde la Unidad de protección de las personas informantes del Departamento de protección, se proporciona apoyo y acompañamiento a las personas que, por presentar una alerta (de forma interna o externa) o revelar de forma pública una infracción, puedan ser objeto de actos de represalia.
Si una persona se encuentra en una situación como la descrita tras haber presentado una denuncia, puede recurrir a este órgano independiente gubernamental para pedir protección, enviando un correo a: aipi@proteccioninformante.es.
Puede encontrar toda la información en www.proteccioninformante.gob.es
14. Derechos de la persona denunciada
La persona denunciada y, en su caso, las personas que puedan verse afectadas por una investigación interna, tienen el derecho a tener conocimiento de la denuncia formulada en su contra tan pronto como se hayan realizado las comprobaciones oportunas y se haya admitido a trámite el expediente.
15. Publicidad y difusión del canal de denuncias
Plásticos Compuestos S.A. difundirá el presente protocolo de Canal de denuncia entre todas las personas trabajadoras de la empresa.
En el caso de disponer de página web, dispondrá de un apartado específico para el Canal de denuncias.
Además, informará de la existencia del canal de denuncia añadiendo la siguiente cláusula en los diferentes documentos oficiales de la empresa tales como contratos con clientes y proveedores y firma de correo electrónico.